Mengurus Penggantian Paspor Biasa ke E-Paspor

Berhubung paspor yang saya miliki mendekati kadaluarsa aka kurang dari 6 bulan lagi masa berlakunya akan habis, saya pun harus mengurus penggantian paspor. Maunya mengganti Paspor Biasa saya dengan Paspor Elektronik/E-Paspor. Manatahu ketika ada kesempatan mendapatkan tiket pesawat promo ke Jepang, langsung cus pergi ke sana. Gak ribet lagi soal urusan visa. Karena pemilik Paspor Elektronik/E-Paspor bebas biaya visa kunjungan wisata ke negara Jepang. Dan semoga, ke depan nya akan bertambah lagi negara yang bebas visa kunjungan wisata khususnya bagi pemegang E-Paspor Indonesia.

Baiklah di postingan ini, saya mau berbagi info bagaimana caranya mengganti paspor biasa ke e-paspor. Oh iya, penggantian ke e-paspor tak harus menunggu paspor biasa akan habis masa berlalu ya kak!. Kapan pun boleh. Nah, dokumen apa saja yang perlu dipersiapkan dan bagaimana proses pengajuannya, berikut ulasannya.

1. Dokumen Persyaratan E-Paspor

Sebaiknya mintalah 2 formulir asli berikut dari pihak kantor imigrasi pengajuan, sehari sebelumnya. Tanya saja pada security dimana tempat mengambil formulir untuk paspor proses langsung. Di rumah, isilah dengan lengkap dan tandatangani!. Atau biar tidak bolak-balik ke kantor imigrasi datanglah pagi-pagi (jam 06.00 WIB) untuk meminta formulirnya. Selagi menunggu mendapatkan nomor antrian, isilah dengan lengkap dan tandatangani. Jangan lupa bawa pena hitam, materai Rp. 6000 dan lem kertas. 

1.1 Formulir Surat Pernyataan tentang tidak akan menyalahgunakan data identits paspor dan  penggunaannya. 

1.2   Formulir Surat Perjalanan Republik Indonesia Untuk Warga Negara Indonesia. 

Formulir Surat Pernyataan tentang tidak akan menyalahgunakan data identits paspor dan penggunaannya

Formulir Surat Perjalanan Republik Indonesia

Selanjutnya pada hari pengajuan permohonan paspor, bawalah dokumen persyaratan berikut. Sama seperti ketika kita baru mengurus paspor (online maupun secara langsung/walk in), dokumen-dokumen ini wajib dibawa!.  NB : Seluruh dokumen persyaratan adalah asli dan fotokopi dalam satu sisi  kertas ukuran A4  (fotokopi 1 lembar per dokumen) tanpa dipotong.

Untuk pemohon usia di atas 17 tahun (dewasa)

1.3. Kartu Tanda Penduduk (KTP).

1.4. Kartu Keluarga (KK).

1.5. Akte Kelahiran/Ijazah/Buku Nikah/Akte Perkawinan/Surat Baptis. Pilih salah satunya saja ya kak, yang memuat nama, tempat lahir, tanggal lahir dan nama orang tua. Saya hanya membawa dokumen akte kelahiran saja.

1.6. Untuk penggantian paspor harus melampirkan paspor lama.  Dan fotokopi halaman data diri paspor yang ada foto kita.

1.7. Surat Rekomendasi Pembuatan E-Paspor dari tempat kita bekerja. Semacam surat pernyataan dan jaminan bahwa kita berstatus karyawan aktif. Silahkan urus dulu sebelum pengajuan paspor. Pengalaman saya ketika proses pemeriksaan keabsahan berkas, seorang pemohon malah disuruh pulang karena tak memiliki surat rekomendasi. Sayang kan waktunya, padahal untuk mendapatkan nomor antrian saja butuh waktu yang lama.

Dan dokumen persyaratan lainnya berikut;

1.3. Surat Pewarganegaraan Indonesia bagi orang asing yang memperoleh kewarganegaraan Indonesia melalui pewarganegaraan atau penyampain pernyataan untuk memilih kewarganegaraan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

1.4. Surat Penetapan Ganti Nama dari pejabat yang berwenang bagi yang telah mengganti nama.

Untuk pemohon usia di bawah 17 tahun (anak)

1.3. KTP Orang Tua (Bapak/Ibu) yang  masih berlaku.

1.4. Kartu Keluarga (KK).

1.5. Akte Kelahiran Anak.

1.6. Akte Perkawinan atau Buku Nikah Orang Tua.

1.7. Surat Penetapan Ganti Nama dari pejabat yang berwenang bagi yang telah mengganti nama.

1.8. Untuk Penggantian Paspor melampirkan paspor lama.

1.9. Akte Perceraian bagi anak yang orang tuanya telah bercerai.

1.10. Surat pernyataan dan jaminan orang tua.

2. Lokasi & Waktu Pengajuan E-Paspor

Lokasi Pengajuan….Saya mengajukan permohonan E-Paspor sendiri secara langsung di Kantor Imigrasi (Kanim) Jakarta Timur.  Sebagai informasi, layanan permohonan E-Paspor  saat ini belum bisa online, hanya bisa diajukan secara langsung (walk in) di Kanim berikut saja;

-          Seluruh Kantor Imigrasi Jakarta (Pusat, Utara, Timur, Selatan, Barat, Tanjung Priok & Soekarno Hatta)

-          Kantor Imigrasi Surabaya dan

-          Kantor Imigrasi Batam

Jadi bagi kakak yang berdomisili di luar wilayah Kanim tersebut harus memilih salah satu nya yang terdekat ya. Seperti saya, yang jauh-jauh datang dari Kalimantan Utara ke Jakarta demi membuat E-Paspor. Memanfaatkan waktu cuti!

Kantor Imigrasi Kelas I Jakarta Timur berada  di Jalan Bekasi Timur Raya No.169, RT 08/RW 14 Kelurahan Cipinang Besar Utara, Kecamatan Jatinegara, Jakarta Timur,  DKI Jakarta, 13410 . Tel : +62-21-8503896 atau +62-21-8509104, Fax : +62-21-8509105 dan E-mail : kanimjajc@yahoo.co.id. 

Peta Lokasi Kantor Imigrasi Jakarta Timur

Kantor Imigrasi Jakarta Timur

Halte busway Imigrasi Jakarta Timur

Saya sendiri menjangkau Kanim Jaktim dengan naik transportasi umum. Dari Terminal Busway Kampung Melayu, naiklah busway ke arah Bantar Gebang (Koridor 11 Transjakarta). Dan turunlah di halte busway Imigrasi Jakarta Timur. Gedung Imigrasi Jakarta Timur bersebelahan dengan Lapas Narkotik Cipinang. Sangat mudah menemukannya!.

Waktu Pengajuan ….Mengurus penggantian paspor biasa ke E-Paspor tak harus menunggu hingga masa berlaku paspor lama habis, kapan pun bisa. Kantor Imigrasi Jakarta Timur buka dari hari Senin - Jum'at (Sabtu-Minggu dan hari libur nasional tutup). Tips paling penting : datanglah pagi-pagi ke Kanim Jaktim. Sebelum berangkat ke kanim, saya membaca pesan medsos teman yang lebih dulu mengurus paspor di sana. Katanya jam 6 pagi harus di sana. Dan benar saja ketika pertama kali datang ke  Kanim Jaktim pukul 07.30 pagi, antrian pemohon pada hari ini sudah mengular. Saya pun disuruh datang di hari selanjutnya saja karena jika memaksa mengurus hari ini, kemungkinan saya tak akan mendapat nomor antrian. Kenapa?? Waktu pencatatan urutan nama pemohon paspor, kuota satu hari itu hanya s.d pukul 10.00 WIB.

Kedua kalinya, saya datang lagi ke Kantor Imigrasi Kelas I Jakarta Timur pada hari senin (28/11/2016), pukul 06.20 pagi. Langsung masuk di barisan antrian permohonan paspor walk in. Di depan saya sudah ada 7 barisan pemohon paspor. Di sisi kiri barisan antrian permohonan paspor online dan khusus (orang tua, sakit, dan ibu hamil) juga hampir sama panjangnya. Nah, kebayang kan kak betapa banyaknya  pemohon paspor yang sudah datang sepagi itu. 

3. Proses Permohonan E-Paspor

Menurut informasi yang saya baca dari dari brosur Kantor Imigrasi Kelas I Jakarta Timur. Kanim ini menerapkan penerbitan paspor dengan sistem OSS (One Stop Services). Artinya kita melalui alur di bawah ini,  sekali jalan dalam waktu satu hari saja. Berikut alur permohonan pembuatan paspor dengan sistem OSS permohonan walk in (tidak untuk paspor hilang atau rusak);

3.1.  Mengantri untuk pencatatan urutan nama pemohon. Selagi mengantri pengambilan nomor antrian, susunlah seluruh dokumen fotokopi persyaratan paspor walk in (saya menyusun dokumen dari poin 1.1 s.d 1.7). Petugas Imigrasi akan memandu kita menyusun dokumen-dokumen tersebut.

Karena saking banyaknya pemohon paspor di Kanim Jaktim, proses ini membuat saya harap-harap cemas. Kesal jika tak dapat kuota pemohon hari tersebut!. Saya saja yang datangnya 06.20 pagi, baru mendapat giliran pencatatan urutan nama pemohon pukul 9.45, lima belas menit sebelum proses pencatatan urutan nama pemohon ditutup. Kalau tak dapat urutan hari itu, pemohon harus datang lagi besok pagi. Kan sia-sia kak waktunya untuk mengantri mendapatkan nomor antrian!.

Pagi-pagi antriannya sudah sebanyak ini!

3.2. Pencatatan urutan nama pemohon. Petugas akan memeriksa kembali kelengkapan dokumen kita lalu memasukkan dokumen fotokopi tersebut dalam map yang disediakan Kanim Jaktim. Kemudian petugas lainnya akan mengambil foto kita untuk pencatatan urutan nama pemohon. Setelah itu, kita akan diarahkan menuju ruangan selanjutnya.

Dokumen pengajuan paspor

3.3.  Lagi, harus mengantri menunggu nama kita dipanggil petugas. Proses ini adalah pemeriksaan keabsahan berkas permohonan, dokumen asli juga diperiksa!. Jangan lupa katakan kepada petugas bahwa kita mau mengajukan permohonan E-Paspor. Berkas kita akan ditandai! Untuk selanjutkan kita diberikan nomor antrian konter OSS. Ruangannya ada di lantai 2.

Menunggu panggilan ke ruangan antrian konter OSS 

3.4. Saya mendapatkan nomor antrian 127. Waktu menujukkan pukul 11.30 dan antrian masih di nomor 50. Barulah sekitar pukul 15.00 sore, nomor antrian saya dipanggil untuk menghadap salah satu meja petugas konter OSS.

Ruangan antrian konter OSS pada waktu istirahat

3.5. Proses identifikasi biometrik dan cek cekal. Ini adalah proses wawancara oleh petugas konter OSS. Saya pun diminta kembali untuk menujukkan dokumen asli persyaratan. Petugas menanyakan, hendak ke negara mana yang akan saya datangi dalam waktu dekat ini!. Hmm,,pertanyaan yang sama ketika saya mengajukan paspor hampir 5 tahun yang lalu.  Dengan santai saya menjawab “Rencananya ingin ke Jepang, mbak!”. Hehe,,ini mah motivasi saya mengapa mengurus e-paspor.

3.6. Tahap terakhir adalah pengambilan foto & sidik jari.

Selesai sudah saya melalui proses permohonan E-Paspor di Kantor Imigrasi Kelas I Jakarta Timur. Kita akan menerima bukti pengantar pembayaran biaya paspor. Untuk selanjutnya pembayaran bisa dilakukan cash (tunai) atau melalui ATM Bank BNI/Bank Mandiri.

3. Pembayaran Biaya E-Paspor

Total pembayaran biaya pembuatan Paspor Elektronik (48 Halaman) adalah sebesar sebesar Rp 655.000,-. Pembayaran paling lambat dalam 7 hari kerja. Begitu selesai proses permohonan E-Paspor di Kantor Imigrasi Kelas I Jakarta Timur, saya pun langsung melakukan pembayaran via ATM Bank Mandiri hari itu juga. Pembayaran juga bisa dilakukan melalui mandiri internet. Jangan lupa simpan baik-baik bukti struk pembayaran tersebut. Caranya lihat gambar di bawah ini!. 

Cara pembayaran paspor via ATM Bank Mandiri 

Selesai pembayaran, secara otomotasi pihak Kanim akan memproses pencetakan paspor kita!

4. Pengambilan E-Paspor

Tak seperti Paspor Biasa yang hanya butuh proses 3 hari kerja, proses pengambilan E-Paspor butuh waktu 7 hari kerja sejak pembayaran. Paspor yang selesai akan dibatalkan jika tidak diambil dalam waktu 1(satu) bulan terhitung sejak tanggal pengeluaran/penerbitan paspor. Waktu pengambilan paspor di Kanim Jaktim yakni pukul 10.00 WIB s.d 15.00 (Hari Senin – Kamis) dan pukul 10.00 WIB s.d 15.30 WIB (Hari Jumat). Berikut persyaratan proses pengambilan paspor;

4.1.   Membawa bukti pengantar pembayaran biaya paspor dari imigrasi & bukti pembayaran  dari bank.

4.2.   Pengambilan dapat diwakilkan atau dikuasakan kepada ;

-        Anggota keluarga yang terdapat dalam satu Kartu Keluarga.

-       Bukan anggota keluarga dengan melampirkan Surat Kuasa Bermaterai, Fotokopi KTP Pemberi Kuasa dan yang diberi Kuasa.

-     Paspor yang selesai akan dibatalkan jika tidak diambil dalam waktu 1(satu) bulan terhitung sejak tanggal pengeluaran/penerbitan paspor.

4.3.  Bagi yang memperpanjang paspor, petugas memberikan selembar kertas Surat Pernyataan Pengambilan Paspor Lama. Sebentar saja, waktu untuk mengisi data dan menandatangani surat tersebut. Dan paspor lama asli kita akan dikembalikan. Paspor lama sebagai kenang-kenangan! Karena harta tak ternilai dari seorang traveler yakni cap berbagai negara di paspor. Ya kan kak! :)

E-Paspor sudah ada! Please Traveloka, Garuda Indonesia buat lagi program diskonan besar-besaran tiket pesawat terutama ke Jepang :).

Tips-Tips

a. Ajukan permohonan sendiri  tanpa perantara ya kak!.

b. Berpakaianlah yang rapi dan sopan. Jangan memakai sandal jepit!

c. Jangan malu bertanya kepada petugas Imigrasi Kanim tentang proses yang harus kita lalui.

d. Manfaatkan media layanan informasi digital.

e. Jangan percaya bujukan atau rayuan penyelesaian paspor lebih cepat dari yang dijanjikan.

f. Percayakan permohonan kepada petugas loket.

Info tambahan lainnya....

Pembayaran biaya paspor dapat dilakukan di seluruh bank/kantor pos gambar di atas!

Baiklah cukup sekian, saya berbagai pengalaman tentang mengurus penggantian Paspor Biasa ke E-Paspor di Kantor Imigrasi Jakarta Timur. Jika ada yang ingin ditanyakan, monggo silahkan ketik di kolom komentar, sebisa mungkin akan saya bantu jawab....

Referensi : www.imigrasi.go.id