Mengurus Sendiri Visa Schengen Denmark, 2 Minggu Approved

Musim semi di Langelinie Park Copenhagen, Denmark

Yang terbaru #travelscapeengineer, awal Mei kemarin saya baru saja kembali dari perjalanan 3 negara Skandinavia (Denmark, Swedia & Norwegia) yang merupakan bagian dari negara Uni Eropa (EU).  Dan tentu saja bagi kita warga negara Indonesia adalah wajib memiliki visa Schengen sebelum melakukan perjalananan ke negara EU.  

Alasan saya mengajukan Visa Schengen Denmark karena saya memiliki tiket pulang pergi Jakarta – Copenhagen, atau negara masuk pertama Schengen yakni Denmark. Bagaimana riwehnya saya sendiri menyiapkan segala dokumen untuk Visa Schengen, apalagi saya tidak berdomisili di Jakarta. Jadi bagiku jujur butuh usaha yang luar biasa. Bagaimana deg-degan nya nunggu 2 minggu, nunggu notifikasi sms dan email apakah Visa Schegen Denmark ku di approved? Persiapan dokumen perjalanan yang butuh super sabar buat pejalan berpaspor Indonesia biasa. Tapi ketika mengetahui visa approved serasa dapat prestasi luar biasa kak! 

Kapan harusnya mengajukan Visa Schengen Denmark?

Mengutip informasi dari VFS Global Jakarta : Kapan baiknya menyerahkan aplikasi Visa Schengen ? “Rencanakan jadwal dan serahkan aplikasi sesegara mungkin menjadi ide yang bagus sejak masalah tak terduga, seperti dokumen yang tidak lengkap, dapat muncul dan memperpanjang proses pengajuan. Namun, aplikasi pengajuan visa tidak dapat diterima jika diserahkan lebih dari 3 bulan sebelum tanggal keberangkatan”. Nah, saya sendiri mengajukan aplikasi Visa Schengen Denmark yakni 2 bulan sebelum jadwal penerbangan ke Denmark. Lebih tepatnya menyesuaikan jadwal cuti off site, karena saya harus terbang dulu dari Tarakan ke Jakarta untuk bisa datang langsung sendiri ke kantor VFS Global di Kuningan City, Jakarta.

Bagaimana tahapan pengajuan Visa Schengen Denmark?

Identify visa type. Jenis Visa Schengen yang saya ajukan yakni Tourist Visa, masa berlaku 90 hari dan biaya visa 90 EUR (persiapkan cc untuk pembayaran online).

Begin your application. Menyiapkan dokumen aplikasi Visa Schengen Denmark

Sebelum mengumpulkan semua dokumen yang dibutuhkan untuk mengajukan Visa Schengen Denmark, yang paling pertama dan utama yang saya lakukan adalah menyusun rencana perjalanan. Saya telah punya tiket pulang pergi, berangkat dari Jakarta tanggal 15 April dan kembali ke Jakarta tanggal 29 April. Membuat rencana harian perjalanan : rencana kegiatan utama harian (tidak perlu detail jam per jam), menentukan menginap dimana selama di kota destinasi (mostly penginapan jenis dormitory yang saya pilih karena saya solo traveling) & transportasi apa yang digunakan (apakah bus, tram, kereta atau jalan kaki), dan untuk pindah kota/negara transportasi apa yang digunakan. Sekalian menyusun gambaran biaya sesuai budget perjalanan. Menurutku ini sangat berguna, ketika wawancara visa tentunya saya dengan mudah menjelaskan rencana perjalanan karena saya yang susun sendiri. Secara garis besar rada 4 kota 3 negara yang akan saya singgahi selama 2 minggu yakni : Copenhagen, Denmark; Gothernburg, Swedia ; Oslo & Tromso, Norwegia.

Setelah menyusun itinerary saya pun booking penginapan/hotel, tiket pesawat dari Oslo ke Tromso dan tiket pesawat dari Tromso ke Copenhagen. Sedangkan tiket transportasi darat (bus), saya memutuskan untuk booking setelah Visa Schengen saya approved.

Timeline nya saya seperti ini :

Mengacu ke laman VFS Global “documents required” pengajuan Visa Schegen Denmark, saya mendownload form “Document Checklist – To Be Submitted With The Application Individual Tourism”, supaya tidak ada dokumen yang terlewatkan. Berikut daftar syarat & dokumen Visa Schengen Denmark :

1. Applicant applied in person. Saya datang langsung karena nantinya akan dilakukan rekam biometrik. 
2. Schengen Visa Application Form duly completed and signed. Mengisi data-data pada form aplikasi pengajuan Visa Schengen Denmark secara online pada laman berikut “Minsitry Foreign Affairs of Denmark” berikut : https://applyvisa.um.dk/NVP.App/frontpage. Terlebih dahulu harus register by email buat akun supaya bisa log in. Kemudian dicetak 1 rangkap & jangan lupa untuk ditandatangani.
3. One recent (not older than 6 months) passport photo, attached to the top right corner of the application form. Size 35x45 mm with light colour background. For detail : https://www.vfsglobal.com/one-pager/denmark/indonesia/english/.  Tips : Daripada gak sesuai standar foto, saya sendiri sengaja datang lebih awal, sebelum jadwal janji temu. Terlebih dahulu saya foto di tempat fotocopy document dan foto visa yang berada di VFS Global Schegen, Kuningan City Mall.
4. Passport, valid at least 90 days after expiry of the visa. The passport must have at least 2 blank pages. Yang ini sudah jelas paspor tidak boleh kurang dari 90 hari sebelum habis masa berlaku dan harus memiliki 2 halaman kosong. Paspor asli diserahkan untuk proses pengajuan Visa Schengen Denmark.
5. Sponsor Letter, Job Letter and Proof of Business Registration, Education or Other Ties. Saya melampirkan Surat Keterangan (SK) Bekerja dari Perusahaan tempat saya bekerja. Yang di dalamnya menyampaikan bahwa SK ini : Recommendation Letter for Schengen Visa Application. Dan menyebutkan bahwa segala biaya untuk perjalanan saya tanggung sendiri. SK dalam bahasa Inggris, dicetak dan ditandatangani.
6. Copy of the applicant’s passport identify page (incl. extension date if applicable) and copy of documentation on former travels abroad; if relevant an old passport should be attached the application and copy of pages with previous or valid visas to the Schengen area, USA, Canada, UK and Australia – including entry and exit stamps. Jika sebelumnya kamu punya Schengen area, USA, Canada, UK and Australia namun terdapat pada paspor lama dimana waktu kunjungan kurang dari 5 tahun yang lalu harus difotocopy dan dibawa ya kak paspor lama aslinya. - Halaman depan (bagian data diri) paspor dan halaman belakang (alamat & ttd) difotocopy masing-masing 1 rangkap. Halaman depan (bagian data diri) paspor dan halaman belakang (alamat & ttd) difotocopy masing-masing 1 rangkap. Dan halaman paspor yang ada cap visa dan cap negara-negara yang pernah dikunjungi juga saya fotocopy.
7. Non-Indonesian citizens are required to submit a copy of a valid Indonesian residence permit (KITAS/KITAP).  NA : dokumen ini saya skip.
8. Minors (person under 18 years old travelling alone or with only one parent). Signed written permission is needed from both parents/ guardians or from the parent who does not travel, with copy of their passports or national identification cards. The signature(s) should be legalised/notarized. This permission should specify the authorisation to travel alone as well as the motive of the journey and the minor should at all times during the journey carry this authorizations with him or her. Photocopy of the birth certificate of the minor. NA : dokumen ini saya skip.
9. Copy of Kartu Keluarga (family card) / Marriage Certificate / Birth Certificate. Dokumen tersebut harus diterjemahkan dalam bahasa Inggris (Jika belum pernah, contoh nya ada banyak kok kak di googling aja). Dokumen asli difotocopy dan dokumen terjemahan dicetak masing-masing 1 rangkap.
10. Proof for financial means; recent personal bank statement or balance over the last three months. International credit card with a photocopy of the applicant’s bank statements associated to the credit card As an applicant, you must have the necessary means to pay for your stay and return trip. What will be considered as necessary funds will be determined by the Embassy and depends on the length of your stay, and whether you will stay at a hotel or with friends or family. As a general rule, you must have at your disposal approx. DKK 350 (IDR 850,000) per day. A smaller amount may be accepted if you are staying in a private home and your host will cover all costs. If you are staying at a hotel, the amount must be greater, approx. DKK 500 (IDR 1,250,000) per day. Ada 2 dokumen yang menunjukkan kita punya keuangan yang cukup untuk berkujung ke negara-negara Schengen yakni Surat Referensi Bank & Rekening Koran (e-statement) selama 3 bulan terakhir. Harus ditandatangani oleh pihak bank yang bersangkutan. Saya sendiri mengurus langsung ke bank bawa KTP dan buku Tabungan (langsung jadi pada hari tersebut). Jika pergi 2 minggu dan tinggal di hotel berarti Tabungan minimun yang harus dimiliki ; 14 x IDR 1.250.000 = 17.500.000. Mungkin jumlah minimun tabungan bisa naik tergantung kurs rupiah pada saat tersebut.
11. Proof of accommodation: Confirmed hotel booking or accommodation guarantees covering the whole duration of the intended stay in the territory of the Schengen member states. Bukti konfirmasi hotel selama kita melakukan perjalanan harus ada. Silahkan booking di app/web agoda.com, booking.com, trip.com, Traveloka atau app. booking hotel lainnya. Dicetak masing-masing 1 rangkap.
12. Confirmed flight reservation from travel agent/airline. If your trip includes travel to other Schengen countries; Confirmation of the reservation of an organised trip or confirmed air, land and/or sea arrangements. Attention: Only a confirmed return flight reservation is required. The ticket should be bought only after the visa has been issued. Bukti konfirmasi booking tiket pesawat pulang pergi dari Jakarta – Copenhagen & bukti booking tiket pesawat antar negara Schengen. Dicetak masing-masing 1 rangkap.
13. Travel Medical Insurance with a minimum coverage of 30,000 Euro – valid for the entire stay in the Schengen area. Memiliki asuransi perjalanan yang mengcover selama perjalanan di area Schengen, dengan nilai cover minimal 30.000 EUR. Jika kalian bingung beli asuransi perjalanan di mana? Aplikasi traveloka.com punya opsi untuk Asuransi Perjalanan yang mengcover Negara-negara Schengen. Langsung check aja ya kak! Polis Asuransi kemudian dicetak 1 rangkap.
14. Visa Processing Fee. Pada saat proses no.2, kita harus membayar Visa Processing Fee sebesar 90 EUR pada saat proses no.2 (Opsi pembayaran bisa dengan OVO atau payment cards berikut : Dankort, Visa-Dankort, Visa, MasterCard, JCB). Bukti pembayaran (visa fee paid) dicetak 1 rangkap.
15. VFS Logistical Fee. Selanjutnya menyiapkan biaya untuk membuat janji temu/appointment dengan VFS Global Jakarta https://visa.vfsglobal.com/idn/en/dnk/login.Opsi pembayaran bisa degan QRIS, debit atau credit cards). Appointment Letter dicetak dan dibawa kemudian kita akan diberikan nomor antrian untuk proses visa di VFS Global Jakarta.

Book an appointment. Membuat janji temu dengan VFS Global Jakarta.

VFS Global Visa Application Centre Jakarta adalah perwakilan resmi di Indonesia untuk kepengerusan Visa Schengen. Lokasinya beralamat : Kuningan City Mall Lt. 1, No L1-30-32 Jl. Prof. Dr. Satrio Kav.18, Setiabudi, Kuningan, Jakarta – 12940, Indonesia.

Phone : +62 21-50957961

Email : infodenmark.indo@vfshelpline.com

Website : www.vfsglobal.com/denmark/indonesia

Mengajukan janji temu yakni melalui laman https://visa.vfsglobal.com/idn/en/dnk/login:

Jika belum punya akun log in, create dulu akun VFS Global dimana data yang dibutuhkan yakni email, create passwordmu dan nomor hp. Verifikasi akun akan dilakukan via email yang didaftarkan. 

Setelah proses (8) pembayaran VFS Service kita sudah dibayarkan. Kita akan menerima Appointment Confirmation melalui email. Silahkan dicetak dan dibawa bersamaan dengan printout dokumen aplikasi Visa Schengen Denmark.

Appointment Confirmation VFS Global Jakarta

Visit a Visa Application Centre. Selanjutnya datang ke VFS Global Jakarta di Kuningan City Mall sesuai dengan tanggal dan waktu appointment kita. Datang lebih awal ya kak (paling lambat 15 menit sebelum jadwal) karena kalau telat kita harus membuat appointment baru (otomatis fee/biaya kita keluarkan sebelumnya tidak bisa refund).

VFS Global Jakarta, Kuningan City Mall Lt.1

Pada tahap ini kita akan menunggu antrian untuk ke konter petugas visa. Konter visa Denmark hanya ada 2, sedikit jika dibandingkan dengan konter visa negara-negara Schengen lainnnya (seperti Belanda, Jerman).

Hari itu bisa dibilang sangat ramai yang mengajukan visa, saya menunggu antrian sekitar 10 menit an. Tibalah giliran saya untuk maju ke meja konter Visa Denmark. Bersama paspor asli, semua “Document Checklist Visa Schengen Denmark" diperiksa satu-satu. Visa kita akan diterima oleh petugas visa dan diteruskan ke Kedubes Denmark : Pertama petugas memastikan bahwa dari jumlah hari saya berkunjung, Denmark menjadi negara yang terlama saya singgahi. Kedua, jika negara-negara Schengen yang dikunjungi durasi harinya sama, maka akan dilihat negara pertama mana yang kita kunjungi pertama. Jika tidak memenuhi salah satu dari keduanya, petugas visa akan otomatis mengembalikan dokumen kita. Info obrolan dengan kakak VFS begitu guys. Jadi, benar-benar dipastikan ya kak. Jangan sampai kita udah jauh-jauh ke VFS Global Jakarta, tapi dokumen kita dikembalikan untuk diperbaiki.

Tambahan informasi : jika ada dokumen kita yang masih kurang dan bisa kita provide saat itu juga. Jangan khawatir, VFS Global punya fasilitas fotocopy, kakak petugas VFS bersedia kok untuk menunggu. Intinya komunikasi yang baik. Kakak VFS sangat membantu, gimana supaya verifikasi dokumen Visa Schengen kita, lolos untuk diteruskan ke Kedubes Denmark.

Token antrian & tanda terima application reference number Visa Schengen Denmark

Pemeriksaan “Document Checklist Visa Schengen Denmark" oke, kita akan diberikan kertas tanda terima “Application Reference Number”. Dan kertas ini wajib kita bawa untuk pengampilan paspor nantinya.

Selanjutnya menunggu antrian lagi, ke konter perekamanan data biometrik. Khusus yang sudah pernah mengajukan Visa Schengen dalam 59 bulan terakhir dapat mendelegasikan pengajuan kepada pihak ketiga dengan melampirkan surat kuasa (harap dicatat bahwa Kedutaan Besar berhak untuk memanggil pemohon jika data sidik jari tidak dapat diambil dalam system).

Selesai sudah urusan Submission/Pengajuan Aplikasi, selanjutnya adalah tahap menunggu! Menunggu jawaban apakah visa diterima kak.

Track Your Application. Fyi proses ini paling maksimum butuh 15 hari kerja atau bisa jadi lebih cepat. Kita bisa memantau proses pengajuan visa kita udah sampai mana melalui laman VFS Global.

Tracking Visa Schengen Denmark via website VFS Global

Saya sendiri selain menunggu notif melalui email juga melalui sms.

Akhirnya butuh 2 minggu bagi saya untuk menerima notif melalui sms. Paspor saya sudah bisa diambil kembali di Visa Application Center VFS.

Notifikasi sms VFS Jakarta

Collect Your Passport. Keesokan harinya saya sendiri datang ke VFS Global Jakarta. Sebenarnya bisa didelegasikan ke orang lain kak, jika kamu gak sempat. Dengan catatan harus membawa kertas tanda terima visa & surat kuasa kepada orang yang kita delegasikan. Saya menerima sebuah amplop yang di dalamnya  Visa Schengen Denmark melekat di paspor saya & lembaran kertas penjelasan Visa Schengen Denmark Artinya. Yang unik, semua lembaran “Document Checklist Visa Schengen Denmark" saya juga dikembalikan. Seingatku, pengajuan Visa Schengen Belanda dulu dokumen asli tidak dikembalikan. Cmiiw

Information from The Danish Authorities

Nah sekian kak sharing saya tentang pengalaman mengurus sendiri Visa Schengen Denmark. Semoga bisa sedikit membantu buat kalian yang lagi cari informasi tentang Visa Schengen Denmark. Terima kasih.

Visa Schengen Denmark nya #travelscapeengineer :)

Referensi :

https://visa.vfsglobal.com/idn/en/dnk/apply-visa

VFS : Visa  Facilitation Services